Controle de caixa diário: como fazer o fechamento

"Faltaram R$ 50 no caixa e ninguém sabe onde foram parar." Pequenas diferenças como essa parecem inofensivas, mas somadas ao fim do mês viram um problema sério. A saída não é um sistema sofisticado, e sim um hábito: fechar o caixa todos os dias, sem exceção.

Neste guia você vai aprender o que é fazer o caixa, como montar um fechamento diário e como evitar que os gastos pequenos sumam do controle.

O que é fazer o caixa

Muita gente acha que caixa é só a gaveta com dinheiro no balcão. Caixa é todo lugar onde a empresa guarda dinheiro:

1. A gaveta de dinheiro físico.
2. A conta corrente em cada banco.
3. A conta de poupança ou aplicação.
4. A conta da maquininha de cartão, com os valores a receber.
5. O cofre.

O dinheiro circula entre esses lugares o tempo todo. Se você perder o rastro de uma parte, o controle falha. Fazer o caixa é acompanhar todos esses pontos e conferir se batem com o que está registrado.

Controlar todo dia, não só no fim do mês

Deixar o financeiro para "quando der tempo" cria uma pilha de notas, comprovantes amassados e extratos enormes. Quando você senta para organizar, não lembra o que foi aquele Pix de R$ 45,90 do dia 3.

O controle diário funciona como escovar os dentes: se você deixa para o fim do mês, o estrago já aconteceu. Dez minutos por dia evitam horas de frustração depois.

O fechamento de caixa diário

Crie uma regra: ninguém sai da empresa antes de o caixa bater. O fechamento tem sete passos:

1. Conte o dinheiro físico da gaveta.
2. Some os comprovantes de cartão e confira o relatório de fechamento da maquininha.
3. Anote os Pix recebidos.
4. Confira o extrato do banco.
5. Compare tudo com o que foi lançado no sistema ou na planilha.
6. Se bateu, ótimo. Se sobrou dinheiro, descubra o motivo.
7. Se faltou dinheiro, descubra o motivo na hora, enquanto a memória está fresca.

Sobra e falta de caixa têm explicação. Pode ser troco errado, venda sem registro, taxa que você não viu ou até furto. Se você investiga todo dia, é fácil lembrar. Se deixa para o fim do mês, nunca vai descobrir.

A conferência com o banco

Também chamada de conciliação bancária, ela é um jogo dos sete erros. Você compara o que anotou com o que o banco mostra.

• O banco diz que saiu R$ 100 de tarifa. Você anotou? Se não, anote agora.
• O banco diz que entrou um Pix de R$ 500. Quem pagou? Dê baixa na conta do cliente.

Se o seu controle diz que há R$ 10.000 e o banco mostra R$ 9.950, há um mistério de R$ 50 para resolver. Resolver hoje é fácil. Daqui a um mês é impossível.

O vilão dos gastos pequenos

O perigo não está no boleto de R$ 5.000 do fornecedor, porque esse ninguém esquece de lançar. Está no pão para a equipe, na gorjeta, no detergente comprado na esquina, em dinheiro que sai da gaveta sem nota.

Ao fim do mês, esses gastos podem somar R$ 300 ou R$ 400 que sumiram sem explicação. A solução é ter um vale ou um caderninho ao lado da gaveta. Tirou dinheiro? Anota na hora: quem pegou e para quê.

Categorize cada saída

Não basta escrever "saída de R$ 100". Diga para onde foi. Em vez de "papelaria", use "material de escritório". Em vez do nome do posto, use "combustível". Assim, no fim do mês você responde com facilidade quanto gastou em combustível, limpeza ou manutenção. Tudo anotado como "despesas diversas" deixa você cego para saber onde cortar.

Um checklist para colar no financeiro

• Contei o dinheiro físico?
• Conferi cartões e Pix com o relatório da maquininha?
• Lancei os gastos pequenos anotados em papel?
• Olhei o extrato do banco hoje?
• Retirei o excesso da gaveta e guardei no cofre ou no banco?
• A diferença final é de zero?

Resumo

• Caixa é todo lugar onde a empresa tem dinheiro, e não só a gaveta.
• Feche o caixa todos os dias, nunca só no fim do mês.
• Compare o seu controle com o extrato do banco.
• Anote os gastos pequenos na hora, para não perder o rastro.
• Categorize cada saída para saber onde cortar.