Como calcular o pedido de compra sem comprar demais

"Compro o que me parece que vai vender." É assim que muita loja decide o pedido ao fornecedor. O resultado costuma ser o mesmo: falta o que sai muito e sobra o que não sai. Existe uma conta simples para calcular quanto comprar de cada produto, e ela cabe em uma planilha.

Neste guia você vai montar o cálculo do pedido de compra passo a passo, com um exemplo.

O que o pedido precisa cobrir

Um bom pedido precisa fazer três coisas ao mesmo tempo:

• Cobrir as vendas do próximo período.
• Cobrir as vendas dos dias em que o novo pedido ainda vai demorar a chegar.
• Ter uma margem de segurança para imprevistos.

E, claro, precisa descontar o que você já tem em estoque, para não comprar duas vezes a mesma coisa.

As informações que você precisa levantar

Para cada produto, anote:

1. Vendas dos últimos três meses, mês a mês.
2. Média mensal, somando os três meses e dividindo por 3.
3. Média diária, dividindo a média mensal pelos dias em que a loja vende.
4. Estoque atual, contado de verdade.
5. Tempo de reposição, em dias, do pedido até a entrega.
6. Margem de segurança, em dias de venda.
7. Valor unitário de compra.

A conta do pedido

pedido = média mensal mais (média diária vezes (tempo de reposição mais margem de segurança)) menos estoque atual

Exemplo com um produto de limpeza:

• Vendas dos três meses: 115, 120 e 125 unidades. A média mensal é 120.
• A loja vende 24 dias por mês. Média diária: 120 dividido por 24, ou seja, 5 unidades.
• Tempo de reposição: 3 dias. Margem de segurança: 2 dias.
• Estoque atual: 30 unidades.

Aplicando a fórmula:

• 5 vezes (3 mais 2) dá 25.
• 120 mais 25 dá 145.
• 145 menos 30 de estoque dá 115 unidades.

Se o valor unitário é R$ 1,50, o valor total do pedido é 115 vezes R$ 1,50, que dá R$ 172,50.

Por que a conta funciona

Os 120 cobrem as vendas do período. Os 25 cobrem os dias em que o pedido ainda está a caminho, mais a segurança. E os 30 que você já tinha são descontados, porque já estão pagos e guardados.

Quando você repete esse cálculo para todos os produtos, soma o valor total e vê quanto de dinheiro vai sair com a compra antes de fechar com o fornecedor. Isso ajuda no planejamento do caixa.

Ajustes que mudam o resultado

A conta é uma base, não uma sentença. Ajuste quando:

• Houver sazonalidade. Em época forte, use a média diária daquele período, não a média dos meses calmos.
• Houver promoção planejada. Some o volume esperado da ação.
• O produto for novo. Sem histórico, comece com pedidos pequenos e acompanhe a saída.
• O produto tiver prazo de validade. Compre menos e com mais frequência.

O erro mais comum: usar vendas de um período com ruptura

Se o produto ficou dias em falta, as vendas daquele mês foram menores que a demanda. Usar esses números faz o pedido sair pequeno e a falta se repete. Quando isso acontecer, calcule a média só com os dias em que havia produto, ou aumente a margem de segurança.

Compra e caixa andam juntas

Comprar bem é comprar o necessário. Pedido grande demais prende o dinheiro em estoque. Pedido pequeno demais faz faltar. O objetivo é ter o produto na hora certa, sem que a mercadoria fique parada.

Antes de fechar, veja se o valor total cabe no caixa das próximas semanas. Um pedido bem calculado, mas que você não consegue pagar, também é problema.

Resumo

• O pedido cobre vendas do período, dias de espera e segurança, menos o estoque atual.
• Fórmula: média mensal mais (média diária vezes dias de reposição e segurança) menos estoque.
• Some o valor de todos os produtos e confira o caixa antes de comprar.
• Ajuste para sazonalidade, promoção, produto novo e validade.
• Cuidado com períodos em que o produto ficou em falta: eles diminuem a média.