Política de crédito e cobrança para pequenas empresas

"Cada cliente que chega pede um prazo diferente, e eu vou dando conforme o humor." Sem regra, o crédito vira favor, e favor não paga fornecedor. Uma política de crédito e cobrança é um conjunto de regras simples, escritas, que dizem a quem vender a prazo, quanto, por quanto tempo e o que fazer se o pagamento não vier.

Neste guia você vai montar uma política enxuta para uma pequena empresa.

Por que escrever as regras

Quando as regras existem só na cabeça do dono, cada venda vira uma negociação e o tratamento muda de cliente para cliente. Com a política escrita:

• toda a equipe decide do mesmo jeito;
• o cliente sabe o que esperar;
• a cobrança deixa de ser pessoal;
• você identifica o que não está funcionando.

Parte 1: política de crédito

Defina os pontos principais:

• Quem pode comprar a prazo. Por exemplo, só clientes com cadastro completo e algum tempo de relacionamento.
• Quais documentos pedir. Identificação, comprovante de endereço, referências comerciais.
• Qual o limite inicial. Pequeno, para testar. Aumente conforme o cliente paga em dia.
• Qual o prazo máximo e as formas de pagamento aceitas.
• Quando exigir entrada ou garantia.
• Quem aprova exceções, e com que registro.

Um cliente novo começa com limite baixo. Quem paga certo ganha mais limite. É um caminho justo e seguro.

Parte 2: política de cobrança

Defina uma sequência clara, com datas:

1. Antes do vencimento: lembrete por mensagem, um ou dois dias antes.
2. No dia do vencimento: confirmação do pagamento.
3. Um a três dias de atraso: contato cordial, perguntando o que houve.
4. Cinco a dez dias: segunda cobrança, com proposta de regularização.
5. Quinze a trinta dias: contato mais formal, bloqueio de novas vendas.
6. Acima disso: avaliação de protesto, cobrança extrajudicial ou outras medidas, de acordo com o valor.

Os prazos são exemplos. O importante é que a sequência exista e seja seguida.

Juros e multa

Se o contrato prevê multa e juros por atraso, informe o cliente desde o início. Na prática, muitos donos perdoam a cobrança para manter a relação. Perdoar de vez em quando é uma decisão sua, mas deixe claro que é exceção.

Quem cuida da cobrança

Em empresa pequena, o dono costuma cobrar e acaba constrangido. Uma boa prática é designar uma pessoa para esse papel, com um roteiro de mensagens e limites do que pode oferecer. Tratar a cobrança como rotina, e não como confronto, ajuda os dois lados.

Acompanhe os números

Todo mês, olhe:

• percentual de inadimplência;
• prazo médio de recebimento;
• valor em atraso por faixa de dias;
• clientes que mais atrasam.

Os números mostram se a política precisa de ajuste. Se o atraso concentra em um tipo de cliente, mude as regras para ele.

Equilibre crédito e venda

Políticas muito rígidas afastam clientes. Muito frouxas geram perda. O ponto certo depende da margem: quanto maior a margem, mais risco você consegue absorver. Compare o lucro de uma venda com a perda de uma venda não paga. Para cada venda inadimplente, quantas vendas boas são necessárias para compensar?

Resumo

• Escreva as regras: quem compra a prazo, quanto, por quanto tempo.
• Comece com limite baixo e aumente conforme o histórico.
• Crie uma sequência de cobrança com datas.
• Defina quem cobra e com qual roteiro.
• Acompanhe inadimplência e prazo de recebimento todo mês.