Ruptura de estoque: o que é e quanto custa

"Acabou." Duas palavras que o cliente ouve na sua loja e que custam mais caro do que parece. Quando o produto não está disponível na hora em que a pessoa quer comprar, a venda vai embora, e muitas vezes leva junto o resto da compra. Esse problema tem nome: ruptura de estoque.

Neste guia você vai entender o que é a ruptura, por que ela é um problema de dinheiro e não só de prateleira vazia, e como medir quanto ela tira das suas vendas.

O que é ruptura de estoque

Ruptura de estoque é a falta de um produto no lugar onde o cliente vai buscá-lo. Se a pessoa quer o item, não encontra e sai sem comprar, houve ruptura. Isso vale mesmo que a mercadoria esteja guardada no depósito, porque para o cliente o que importa é o que ele consegue ver e pegar.

A ideia é simples, mas a causa quase nunca é uma só. Pode ser uma reposição que atrasou, uma promoção que esgotou o produto, um fornecedor que entregou errado ou um item cadastrado com outro nome no sistema. Muitas vezes duas ou três falhas acontecem ao mesmo tempo, e é isso que torna o problema difícil de enxergar.

Por que a ruptura é um problema de dinheiro

Quando o produto falta, acontecem pelo menos três coisas:

• A venda se perde. O cliente escolhe outro produto, que pode ter margem menor, ou vai embora sem comprar.
• O cliente pode ir para o concorrente. Quem não encontra o que procura em um lugar tende a comprar a lista inteira em outro. Você perde o item e o resto do carrinho.
• A compra de emergência sai mais cara. Para resolver a falta às pressas, muita gente compra de um fornecedor mais caro ou em pequena quantidade. O custo do produto sobe e a margem que você calculou no preço some.

E existe o efeito contrário, que também pesa: quem se assusta com a falta de um item pode comprar demais, e a mercadoria acaba parada ou vencendo. A ruptura e o excesso de estoque são dois lados da mesma falta de controle.

Quanto a ruptura custa: uma conta de exemplo

Vamos supor uma loja que fatura R$ 100.000 por mês. Se a ruptura fizer com que ela deixe de vender 3% do que venderia, a conta é:

• R$ 100.000 vezes 3% dá R$ 3.000 de vendas perdidas por mês.
• Em doze meses, são R$ 36.000.

Esse é um exemplo para você refazer com os seus números, não uma média de mercado. E a perda real costuma ser maior do que a conta mostra, porque o faturamento perdido leva embora também a margem daquelas vendas, que era o dinheiro que ajudaria a pagar as despesas fixas.

Dá para fazer a conta de um produto só. Se um item vende 20 unidades por dia, deixa R$ 8,00 de margem em cada uma e ficou 3 dias em falta, foram 60 unidades que deixaram de sair. Sessenta vezes R$ 8,00 dá R$ 480 de margem perdida, só nesse item e só nesses três dias.

Como medir a ruptura da sua empresa

Tentar resolver a falta de produto sem medir é apagar incêndio. Antes de agir, responda a quatro perguntas:

1. Qual foi o percentual de ruptura no mês? Divida o número de itens em falta pelo número de itens que deveriam estar disponíveis e multiplique por 100.
2. Qual loja ou setor tem mais ruptura?
3. Quais produtos mais faltam?
4. Por que faltaram?

Para isso, uma planilha simples já resolve. Crie colunas para a data, a loja, o setor, o responsável, o produto, a quantidade, o tipo de ruptura e a situação (resolvido ou pendente). Quem percebe a falta anota na hora. No fim da semana, olhe quais produtos aparecem mais de uma vez.

Sem esse registro, o problema parece resolvido por um tempo e volta, porque ninguém sabia exatamente onde estava a falha.

Por onde começar

Você não precisa vigiar todos os produtos ao mesmo tempo. Comece pelos que mais vendem e pelos que mais deixam margem. Na curva ABC, são os produtos da classe A. Uma ruptura ali custa muito mais do que a falta de um item que quase não sai.

Depois, compare o que faltou com o que você comprou. Se um produto de saída rápida falta toda semana, provavelmente o pedido está pequeno ou chega tarde. É nesse ponto que entram o estoque mínimo e o estoque de segurança.

Resumo

• Ruptura é o produto faltando onde o cliente procura, mesmo que ele exista no depósito.
• Ela custa a venda do item, o resto da compra e, às vezes, o cliente.
• A compra de emergência encarece o custo e reduz a margem do preço.
• Meça o percentual de ruptura, os setores e os produtos que mais faltam.
• Comece pelos produtos que mais vendem.