Como lançar a antecipação de recebíveis na gestão

"Antecipei as vendas do cartão e o dinheiro entrou. Mas onde eu lanço o desconto?" Quando a antecipação não tem um lugar certo no controle financeiro, duas coisas acontecem: o dinheiro entra duas vezes na planilha, ou a taxa some no meio das outras despesas e ninguém vê quanto custa.

Neste guia você vai ver como lançar a antecipação no controle da sua empresa, passo a passo, para que o faturamento, o caixa e a despesa fiquem cada um no seu lugar.

Este guia trata da gestão financeira. A contabilidade oficial e os impostos seguem regras próprias, então confirme com o seu contador como ele registra.

O que acontece com o dinheiro

Na venda parcelada, o valor total é a venda. O dinheiro, porém, chega aos poucos. Quando você antecipa, três coisas mudam ao mesmo tempo:

• As parcelas futuras deixam de existir, porque já foram recebidas.
• Entra no caixa um valor menor que a venda, descontada a taxa.
• Essa diferença é uma despesa que você escolheu ter para receber antes.

Exemplo completo

Venda de R$ 2.400,00 em 3 parcelas de R$ 800,00. Taxa de 2% ao mês, calculada de forma simples. O desconto é 800 vezes 2% vezes 1, mais 800 vezes 2% vezes 2, mais 800 vezes 2% vezes 3, ou seja, R$ 16,00 mais R$ 32,00 mais R$ 48,00 = R$ 96,00. Entram R$ 2.304,00 no caixa.

O lançamento fica assim:

1. Faturamento: R$ 2.400,00, no mês da venda. O faturamento continua sendo o valor cheio da venda.
2. Entrada no caixa: R$ 2.304,00, no dia em que o dinheiro cai.
3. Despesa financeira: R$ 96,00, numa conta própria, como "Antecipação de recebíveis".
4. Contas a receber: as três parcelas de R$ 800,00 saem da lista, porque já foram recebidas.

Conferência: 2.304,00 mais 96,00 dá R$ 2.400,00. Se a soma não bate, algum lançamento está errado.

Os erros mais comuns

• Lançar a venda pelo valor líquido (R$ 2.304,00). O faturamento fica menor do que foi e a despesa desaparece.
• Manter as parcelas no fluxo de caixa depois de antecipar. O dinheiro é contado duas vezes e o caixa parece maior do que é.
• Misturar com a taxa da maquininha. São custos diferentes e precisam ser vistos separados para você saber quanto custa antecipar.
• Esconder a taxa no custo do produto. O custo do produto é o que você pagou para ter a mercadoria. A antecipação é uma decisão financeira.

Onde entra no plano de contas

Crie uma conta só para isso, dentro das despesas financeiras, junto de juros e tarifas bancárias. Com ela, no fim do mês você sabe, em um número, quanto pagou para receber mais cedo.

Se a antecipação for rotina e você a considera no preço de venda, olhe esse valor também como um custo da venda no cálculo do preço. Na visão do resultado do mês, ela fica como despesa financeira.

Como conferir com o extrato

Todo mês, pegue o relatório da maquininha ou do banco e compare:

1. Valor bruto das vendas antecipadas.
2. Taxa da maquininha cobrada sobre elas.
3. Taxa de antecipação.
4. Valor líquido que caiu na conta.

O valor líquido precisa bater com o que entrou no seu extrato bancário. Se não bater, procure a diferença antes de fechar o mês.

O que acompanhar todo mês

• O total pago de antecipação, em reais.
• Esse total como percentual do faturamento.
• Se o valor está crescendo de um mês para o outro.

Se o percentual cresce, a empresa está dependendo da antecipação para fechar o mês. Aí vale olhar o preço, o prazo de pagamento dos fornecedores e a reserva de caixa.

Resumo

• O faturamento continua com o valor cheio da venda.
• No caixa, entra o valor líquido, no dia do recebimento.
• O desconto vai para uma despesa financeira com conta própria.
• Tire do fluxo de caixa as parcelas já antecipadas.
• Confira todo mês com o extrato e acompanhe o percentual sobre o faturamento.